Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z. B. bei der Registrierung). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z. B. Browsertyp, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Über die Website können Verträge über unseren Dienst abgeschlossen werden; die übermittelten Daten werden zur Vertragserfüllung und -anbahnung verarbeitet.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen und haben unter bestimmten Umständen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:
Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend „Hetzner"). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/.
Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Darstellung der Website). Sofern eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät umfasst.
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des Dienstes geschlossen. Dabei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Julian Andreas Mohaupt
Lange Gasse 41
99331 Geratal
Telefon: 017645260784
E-Mail: info@mohauptkisolutions.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen). Belege und Buchhaltungsunterlagen werden gemäß § 147 AO für zehn Jahre aufbewahrt.
Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (besondere Datenkategorien). Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übermittlung in Drittstaaten erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir geben personenbezogene Daten nur an externe Stellen weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, ein berechtigtes Interesse vorliegt oder eine sonstige Rechtsgrundlage die Weitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir Daten nur auf Grundlage eines gültigen AVV weiter.
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen.
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu.
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht besteht insbesondere, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben.
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen vor.
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung).
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (sofern die Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung). Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Im Rahmen unseres Dienstes setzen wir Künstliche Intelligenz (KI) zur automatisierten Erfassung von Belegen (Rechnungen, Quittungen u. Ä.) ein, die uns per E-Mail übermittelt werden. Die übermittelten Dokumente werden dabei an einen KI-Dienstleister übermittelt, der die relevanten Inhalte (z. B. Betrag, Rechnungsnummer, Datum, Empfänger) automatisch ausliest. Die extrahierten Daten werden anschließend im Rahmen einer Prüf-Warteschlange durch unsere Kunden (Hausverwaltungen) bestätigt oder korrigiert.
Anbieter der KI-Verarbeitung ist die Google LLC (USA) über die Gemini-API. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework). Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Auftragsverarbeitungsbedingungen von Google („Data Processing Addendum for Products Where Google is a Data Processor", abrufbar unter https://business.safety.google/processorterms/), die Google den API-Nutzungsbedingungen zugrunde legt; Google verarbeitet die über die (bezahlte) API übermittelten Eingaben und Antworten nicht zur Verbesserung seiner Produkte.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit die Belege im Rahmen eines Vertragsverhältnisses verarbeitet werden, sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und fehlerarmen Belegverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Hinweis: Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag unserer Kunden (Hausverwaltungen). Enthalten die Belege personenbezogene Daten Dritter (z. B. Mieter), sind diese Daten hiervon umfasst.
Eingehende E-Mails, die keiner Empfängeradresse zugeordnet werden können oder keine Dokumente enthalten, werden automatisch erkannt und mit einer automatisch erzeugten Hinweis-E-Mail an den Absender beantwortet. Hierzu werden die E-Mail-Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff) sowie ggf. die enthaltenen Anhänge verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen und nachvollziehbaren Bearbeitung eingehender E-Mails).
Auf unserer Website können Sie ein Kundenkonto anlegen und einen Vertrag über unseren Dienst abschließen (kostenlose Testphase, anschließend kostenpflichtiges Abonnement). Im Rahmen der Registrierung verarbeiten wir: Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie – bei Wahl der Zahlung per SEPA-Lastschrift – die Bankverbindung (IBAN) einschließlich des SEPA-Lastschriftmandats.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO).
Ihre Kontodaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Belege und Buchhaltungsunterlagen werden gemäß § 147 AO für zehn Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht.
Der Dienst ermöglicht es Ihnen, Kontoauszugsdateien (z. B. CAMT.053) hochzuladen, um eingehende Zahlungen automatisch offenen Rechnungen und Forderungen zuzuordnen. Hierbei werden die in den Kontoauszügen enthaltenen Daten verarbeitet: Kontoinhaber, IBAN, Beträge, Buchungsdaten und Verwendungszwecke. Der Zweck ist die korrekte Zuordnung von Zahlungen und die Vermeidung von Doppelmahnungen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die verarbeiteten Bankdaten werden ausschließlich für den Zahlungsabgleich verwendet und nicht zu anderen Zwecken genutzt oder an Dritte weitergegeben.
Unser Dienst wird typischerweise von Hausverwaltungen und Immobilienverwaltern genutzt, die im Rahmen des Dienstes personenbezogene Daten ihrer Mieter bzw. Zahlungspflichtigen einbringen (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, IBAN, Miet- und Forderungsdaten). Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Weisung des jeweiligen Kunden. Verantwortlicher für diese Daten ist der Kunde (die Hausverwaltung).
Der Dienst umfasst die automatisierte Zuordnung von Belegen, die Führung von Forderungen (z. B. Miete, Hausgeld, wiederkehrende Serien, Umlagen) sowie den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen an die Zahlungspflichtigen. Der Versand der ersten Mahnstufe kann automatisiert erfolgen; höhere Mahnstufen (mit Mahngebühren) werden erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den Kunden versendet. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung statt (Art. 22 DSGVO nicht einschlägig), da auffällige Belege in eine Prüf-Warteschlange gestellt und durch den Kunden geprüft werden.
Die Information der Mieter über die Datenverarbeitung (Art. 13/14 DSGVO) obliegt dem Kunden als Verantwortlichem.
Der Inhaber eines Kundenkontos kann weitere Benutzerkonten (Teammitglieder) anlegen, denen jeweils eine E-Mail-Adresse und ein Passwort zugeordnet sind. Diese Zugangsdaten werden zur Bereitstellung des Zugangs zum Dienst verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Zugangsdaten werden gelöscht, sobald das jeweilige Benutzerkonto deaktiviert oder das Vertragsverhältnis beendet wird.
Für den Versand von E-Mails im Rahmen unseres Dienstes (Willkommens- und Status-E-Mails, Benachrichtigungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie ggf. PDF-Kopien an Hausverwaltungen) nutzen wir den E-Mail-Dienstleister Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Hierbei werden die jeweiligen Empfängeradressen sowie die E-Mail-Inhalte verarbeitet; die Inhalte können personenbezogene Daten (z. B. Name, Anschrift, Betrag, IBAN) und angehängte Dokumente (z. B. Belege, Mahnungen als PDF) enthalten.
Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework); Resend ist unter dem DPF zertifiziert. Mit Resend haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen (bei Kontoerstellung automatisch mit abgeschlossen). Die deutsche Übersetzung des Resend-DPA finden Sie hier: AVV Resend (deutsche Übersetzung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Sofern Sie eine eigene Absender-Domain für den E-Mail-Versand (z. B. Mahnungen) einrichten möchten, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelte Domain sowie die zugehörigen technischen DNS-Einstellungen (SPF, DKIM). Die Domain wird zum Zweck der Einrichtung und Verifizierung des E-Mail-Versands an unseren E-Mail-Dienstleister Resend (USA) übermittelt; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Für die Zahlungsabwicklung (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift) nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe, Inc., USA / Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Ihre Zahlungsdaten werden direkt an Stripe übermittelt und dort verarbeitet; wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten.
Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework). Wir haben mit Stripe einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Die Zahlung erfolgt wahlweise per Kreditkarte (über Stripe), per Rechnung oder per SEPA-Lastschrift. Bei Wahl der SEPA-Lastschrift verarbeiten wir Ihre Bankverbindung (IBAN) einschließlich des SEPA-Lastschriftmandats; wir speichern keine darüber hinausgehenden vollständigen Karten- oder Kontodaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Über unsere Website schließen Sie Verträge über unseren Software-as-a-Service (SaaS)-Dienst (Belegerfassung und Mahnwesen) ab. Der Vertragsschluss erfolgt durch Klick auf den Button „Kostenlos testen" im Registrierungsformular, wobei Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die Datenschutzerklärung und die Auftragsverarbeitungsbedingungen (AVV) akzeptieren. Der Vertragsschluss wird protokolliert (Zeitpunkt, akzeptierte Fassung).
Die hierbei verarbeiteten Daten (Firma, Kontaktdaten, Bankverbindung, Vertrags- und Zahlungshistorie) werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung verarbeitet.
Soweit wir im Rahmen des Dienstes personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden (insbesondere Hausverwaltungen) verarbeiten, sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) ist Bestandteil des SaaS-Vertrags (Anlage 1 zu unseren AGB).
Folgende Sub-Auftragsverarbeiter (Dienstleister) werden – soweit für den jeweiligen Kunden gebucht bzw. genutzt – eingesetzt:
| Dienstleister | Tätigkeit | Standort | AVV |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting (Server, Datenbank, Dateispeicher) | Deutschland/EU | AVV geschlossen |
| Site (site.de / site.eu) – Domain- & E-Mail-Hosting | E-Mail-Eingang (IMAP-Postfach, Spamfilter) | EU | AGB/DPA des Anbieters |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | E-Mail-Versand | USA (DPF) | AVV geschlossen – deutsche Übersetzung |
| Google LLC (Gemini-API) | KI-Extraktion von Belegdaten | USA (DPF) | Google-DPA anwendbar („Data Processing Addendum for Products Where Google is a Data Processor") |
Die jeweils aktuelle Liste wird dem Kunden auf Anfrage mitgeteilt. Änderungen werden vorab mitgeteilt; der Kunde kann Änderungen widersprechen.
Quelle: https://www.e-recht24.de
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