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Beleg: · Betrag:
Hinweis: Die entstehenden Forderungen stellt Ihre Hausverwaltung an die Mieter. Der Lieferant der Ursprungsrechnung bleibt nur als Ursprung dokumentiert (Belegnr. & Firma werden in der Forderung genannt).
Wert wird allen ausgewählten Mietern zugewiesen – einzeln anpassbar.
| Belegnr | Kunde | Lieferant | Empfänger | Betrag | Fällig | Prüfung | Zahlung | Aktion |
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Hier landen Belege, die Sie bestätigen (freigeben), korrigieren oder ablehnen können – z. B. wenn die KI einen Empfänger nicht zuordnen konnte. Freigegebene Belege können Sie jederzeit wieder hierher zurückholen.
Format pro Zeile: Name;E-Mail;Wohnung;Straße;Hausnummer
Format: Name;Anrede (Herr/Frau);E-Mail;Wohnung;Straße;Hausnr.;PLZ;Ort – ältere 5-Spalten-CSVs (ohne Anrede/PLZ/Ort) funktionieren weiter.
| Name | Wohnung | Straße | Nr. | Status |
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| Belegnr | Stufe | Empfänger | Betrag | Gesendet | Status |
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Alle offenen Rechnungen und Forderungen – Überfälliges zuerst. Offenen Posten direkt als bezahlt markieren.
| Quelle | Bezeichnung | Empfänger | Betrag | Fällig | Überfällig | Status | Aktion |
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Miet-/Hausgeldrückstände und Umlagen Ihrer Mieter – hier verwalten Sie Forderungen und wiederkehrende Serien. (Tarif Pro/Enterprise)
Miet-, Hausgeld-, Nebenkosten- und Umlage-Forderungen anlegen. Sie fließen automatisch in das Mahnwesen ein.
Format pro Zeile: Name;E-Mail;Wohnung;Kategorie;Betrag;Fälligkeit(YYYY-MM-DD);Betreff
| Empfänger | Betreff | Betrag | Fällig | Kategorie | Status |
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Laden Sie die CAMT.053-Datei (XML) Ihrer Bank hoch. Zahlungen werden automatisch offenen Posten zugeordnet (Verwendungszweck, Betrag + Name). Unklare Zahlungen weisen Sie manuell zu.
Diese offenen Posten haben bereits eine 1. Mahnung erhalten. Für die 2. und 3. Mahnstufe (mit Mahngebühren) ist Ihre ausdrückliche Freigabe erforderlich – nichts geht ohne Sie raus.
| Quelle | Bezeichnung | Empfänger | Betrag | Fällig | Letzte Stufe |
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| Belegnr | Lieferant | Empfänger | Betrag | Fällig | Prüfung | Zahlung |
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| Bezeichnung | Empfänger | Betrag | Fällig | Überfällig |
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| Beleg | Stufe | Empfänger | Betrag | Gesendet | Status |
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| Empfänger | Betreff | Betrag | Fällig | Status |
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| Name | Wohnung | Adresse | Status |
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So funktioniert Ihre Beleg-Automation – vom Belegeingang bis zur Mahnung. Die häufigsten Fragen beantworten wir hier selbst.
| Menüpunkt | Wozu? |
|---|---|
| Übersicht | KPI-Karten (offene Belege, zu prüfen, Summe offen) und Prüf-Kurzliste |
| Belege | Alle erfassten Belege mit Prüf- und Zahlungsstatus |
| Prüfung | Belege, die Ihre Freigabe brauchen – Original und KI-Daten nebeneinander |
| Mieter | Mieterstamm pflegen (Grundlage für die automatische Freigabe) |
| Mahnungen | Gesendete Mahnungen, PDF-Download und Stornieren |
| Offene Posten | Alle offenen Rechnungen und Forderungen, sortiert nach Fälligkeit – hier als bezahlt markieren |
| Forderungen | Miet-, Hausgeld- und Umlage-Forderungen anlegen (auch per CSV-Import) |
| Mahn-Freigabe | Freigabe für die 2. und 3. Mahnstufe erteilen |
| Einstellungen | Firmendaten, Beleg-Adresse, Absender-E-Mail, IBAN, Mahnstufen, Passwort |
Das System hat eine Auffälligkeit erkannt – z. B. Rechenfehler (netto/brutto), Fälligkeit vor dem Belegdatum, ungültige Empfänger-E-Mail, fehlende Pflichtfelder, ein mögliches Duplikat oder der Empfänger steht nicht in Ihrer Mieterliste. Öffnen Sie den Beleg unter Prüfung und prüfen Sie die KI-Daten am Original: Bestätigen (Daten ok), Korrigieren (Daten anpassen) oder Ablehnen.
Ihre Beleg-Adresse ist ein persönliches E-Mail-Postfach des Systems (z. B. belege.4711@mohauptkisolutions.de). Schicken Sie Rechnungen einfach als E-Mail mit PDF-Anhang oder Handy-Foto dorthin – die Verarbeitung startet automatisch. Die Adresse finden Sie unter Einstellungen → Ihre Beleg-Adresse (mit Kopieren-Button).
Unter Forderungen → + Neue Forderung Empfänger, Betrag, Fälligkeit und Kategorie eintragen. Für mehrere Forderungen nutzen Sie den CSV-Import (Format: Name;E-Mail;Wohnung;Kategorie;Betrag;Fälligkeit;Betreff). Forderungen werden im Mahnwesen genau wie Belege behandelt.
Täglich um 06:00 Uhr prüft das System alle offenen Posten. Die 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) geht automatisch raus – standardmäßig ab 14 Tagen Überfälligkeit. Die 2. und 3. Mahnung (mit Mahngebühr) versendet das System nur, nachdem Sie sie unter Mahn-Freigabe freigegeben haben. Tage, Gebühren und Texte passen Sie unter Einstellungen → Mahnstufen an.
Die Mahnung wird als storniert markiert (mit Grund) und an den Empfänger geht automatisch eine Entschuldigungs-E-Mail. Der zugehörige Posten kann danach wieder als offen oder bezahlt geführt werden.
Unter Offene Posten sehen Sie alle offenen Rechnungen und Forderungen sortiert. Klicken Sie einfach auf Bezahlt – der Posten verschwindet aus der offenen Liste und wird nicht mehr gemahnt.
Ja: Einstellungen → Mahnstufen. Dort stellen Sie pro Stufe die Anzahl Tage nach Fälligkeit, die Mahngebühr und den Text ein. Standard sind 14 / 28 / 42 Tage.
Unter Einstellungen → Passwort ändern aktuelles und neues Passwort eingeben (mindestens 8 Zeichen).
Standardmäßig aus der Absender-Adresse, die Sie unter Einstellungen → Eigene Absender-E-Mail hinterlegt haben (Whitelabel). Liegt keine vor, nutzt das System die Plattform-Adresse.
Ihr Dienstleister registriert Ihre Domain und sendet Ihnen die zwei DNS-Werte (SPF + DKIM) per E-Mail zu – oder Sie finden sie im Dashboard unter Einstellungen → Eigene Domain (Whitelabel) (mit Kopier-Buttons). Tragen Sie diese als TXT-Records bei Ihrem Domain-Provider ein (z.B. IONOS, Hetzner, Strato):
1) SPF – Name @, Wert v=spf1 …
2) DKIM – Name resend._domainkey, Wert p=…
Nach 5–30 Minuten verifiziert das System automatisch. Danach hinterlegen Sie unter Einstellungen → Absender-E-Mail Ihre Adresse (z.B. info@ihre-domain.de) – fertig.
Wir helfen gerne weiter: support@mohauptkisolutions.de · Telefon 0176 45260784
Diese Personen haben einen eigenen Login für Ihr Konto. Jeder Benutzer sieht dieselben Daten.
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Neues Passwort für :
🔒 Diese Adresse ist fest für Ihren Account vergeben und kann nicht geändert werden.
🌐 Whitelabel / eigene Absender-Domain
| ID | Firma | Alias | Plan | Zahlung | Offen | Prüfung | Mieter | User | Aktiv | Trial | 📧 DNS |
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| Name | Status | Letzter Lauf |
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